Interní komunikace ve firmách často neselhává kvůli špatnému obsahu, ale kvůli jeho nedostupnosti pro zaměstnance v terénu. Výzkum „The Employee Experience Blueprint“, realizovaný společnostmi Interact a Ragan, ukazuje na hlubokou propast mezi snahou komunikátorů a realitou na pracovištích. Podle zprávy považuje své úsilí v komunikaci s pracovníky v první linii za „velmi efektivní“ pouze 1 % odborníků, zatímco 67 % jich přiznává boj s informačním přetížením.
Problém se týká především tzv. „deskless“ zaměstnanců, tedy pracovníků bez fixního pracovního místa u počítače. Tito lidé, kteří pracují v terénu nebo na stavbách, nemají prostor prohledávat složité e-mailové struktury nebo intranetové portály optimalizované pro desktopy. Pokud se k nim informace nedostane okamžitě a srozumitelně, začnou se spoléhat na neoficiální zdroje nebo zastaralé postupy, což vede k roztříštěnosti firemní kultury a operačním chybám.
„Zaměstnanci často nevědí, kde informace hledat, a nemají čas je aktivně vyhledávat. Nástroje navržené pro ně často neodpovídají jejich skutečnému pracovnímu režimu,“ uvádí autoři studie.
Příkladem změny přístupu je společnost SavATree, která se potýkala s neefektivním kaskádováním informací přes manažery. Namísto přidávání dalších komunikačních kanálů firma proces zjednodušila a centralizovala. Zaměřila se na krátké formáty zpráv a přímý přístup k informacím, které jsou dostupné v průběhu pracovního dne a nevyžadují hledání. Klíčem se stalo upuštění od reportování počtu odeslaných zpráv ve prospěch měření jejich skutečné dostupnosti a srozumitelnosti.
Do procesu stále častěji vstupuje také umělá inteligence. Ta nemá sloužit jako univerzální řešení, ale jako nástroj pro personalizaci a načasování zpráv tak, aby k zaměstnanci dorazily v momentě, kdy je skutečně potřebuje. Redukce šumu a prioritizace obsahu jsou podle odborníků nezbytným krokem k tomu, aby interní komunikace přestala být vnímána jako zátěž a stala se funkčním nástrojem řízení podniku.
Problematika propojení terénních pracovníků bude také jedním z hlavních témat nadcházející dubnové konference Ragan Employee Communications & Culture v Bostonu, kde budou představeny praktické modely přechodu od pouhého vysílání informací k jejich efektivnímu doručování.